Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi
perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di
dalam maupun diluar perusahaan.
a. Pihak-pihak yang memakai tomatisasi kantor diantara lain :
a) Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
b) Profesional, adalah orang yg tidak mengelola
orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari
sekretaris dan pegawai administratif, contohnya pembeli, wiraniaga dan
lain-lain.
c) Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja
terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
d) Pegawai
administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin
fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
b. Konsep-konsep yang dilakukan dalam otomatisasi kantor :
a) Proses yang terjadi diperkantoran seperti
halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
b) Otomatisasi kantor berevolusi dari
aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang
terencana dan terpadu.
c) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan
pengiriman informasi.
d) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih
besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
e) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi
metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
c. Manfaat dari
otomatisasi kantor :
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan
berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi
dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia
secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik.
d. Aplikasi-aplikasi
dalam otomatisasi perkantoran:
1. Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang
menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau
manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini
sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih
dahulu, sebelum disimpan kedalam komputer.
2. Voice mail
Voice mail adalah sarana yang disediakan oleh
penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam
sebuah mail-box apabila telepon yang
dituju tidak dapat dihubungi.
3. Elektronik Mail
Electronic mail atau sering disingkat e-mail,
konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer
yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebut mail-server
yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan
pesan kedalam mail-box dengan
menyebutkan alamat email yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer.
4. Computer calendering
Electronic
calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi
5. Audio conferencing
Audio
Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan
orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada
suatu topik tertentu.
6. Video conferencing
Video Conferencing adalah
penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung pertisipasi
konferensi yang lokasinya saling terpisah.
7. Computer conferencing
Komputer yang terhubung dalam
satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual.
Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk
melakukan hal ini.
8. Fax
FAX adalah alat yang mempunyai
kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan
membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi
oleh komputer.
9. Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing
Ketiga hal ini sudah bukan
merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
a) Videotex adalah kemampuan
memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
b) Imaging adalah kemampuan
memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer.
c) Desktop Publishing adalah
kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati
kemampuan typesetter (dalam layout
cetakan)
Referensi
Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan
Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses
21 Maret (9.00)
Fauzi, Adman. 2010. Pengertian
Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html.
Diakses 20 Maret 2015 (14.00)
Sari, Nurfajrin Puspita. 2014.
Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 21
Maret 2015 (15.00)
referensi gambar
referensi gambar
Leod, Raymond Mc. 2001. Management Information system. http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html
Diakses 21 Maret 2015 (15.30)
