MENGOLAH QUERY

Dengan Query berarti dapat menggabungkan beberapa tabel sedangkan untuk mengolah Query dapat berupa mengurutkan data, menyaring (filter) data sesuai yang diinginkan, serta dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel.

I. Menambah Field dengan rumus (Formula)

Dalam Query dapat ditambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database.

Contoh : menambah field TOTAL yaitu perkalian antara jumlah barang  dikalikan harga.

Berikut langkah-langkahnya :

Sebelum mengolah Query yaitu siapkan Query seperti langkah-langkah yang telah dipelajari di sini .

1. Bukalah jendela Design Query , tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL : [JUMLAH BARANG]*[HARGA] , centang pada baris Show kemudian klik Run.

2.Maka Query akan bertambah satu field dengan nama TOTAL seperti berikut 

Catatan :

Jika hasilnya yang muncul berupa symbol ##### pada field TOTAL, artinya lebar kolom tidak mencukupi. Caranya lebarkan kolom dengan menariknya ke arah kanan.

II. Fungsi Logika Menggunakan Operator Relasi

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

Berikut yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika :

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

III. Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF dapat menggunakan operator relasi. Fungsi logika dibagi menjadi dua yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan fungsi logika IIF Majemuk.

A. Fungsi Logika IIF Tunggal

Berfungsi untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk umum fungsi logika IIF Tunggal yaitu

IIF(Ekspresi Logika, Perintah 1,Perintah 2)

Artinya jika ekspresi logika menyatakan BENAR, maka Perintah 1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika menyatakan SALAH, maka Perintah 2 yang akan dilaksanakan.

Contoh kasus :

Pembeli akan mendapatkan Discount 12% ketentuannya jika Total pembelian lebih dari atau sama dengan Rp. 3.000.000 (dalam ekspresi logika ini berarti pembeli yang total pembeliannya kurang dari Rp. 3.000.000 tidak mendapatkan discount atau nol).

Rumusnya adalah 

DISCOUNT : IIF([TOTAL]>=3000000,0.12,0)*TOTAL

Bukalah jendela Design Query , tambahkan field baru di kolom terakhir. Untuk lebih jelas melihat ketikannya arahkan kursor pada tanda panah bawah pada baris field kemudian klik kanan pilih Build. Setelah itu ketik Rumus Discount seperti berikut

Klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

B. Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi, artinya fungsi logika IIF Majemuk berarti gabungan dari fungsi logika IIF Tunggal. Bentuk umum dari Fungsi Logika IIF Majemuk sebagai berikut 

IIF(Ekspresi logika1,Perintah1),IIF(Ekspresi logika2,Perintah2),...,IIF(Ekspresi logika-n,Perintah-xn,Perintah-yn)

Contoh kasus :

Pembeli akan mendapatkan Extra Discount dengan ketentuan

Jika pemesanan melalui Online maka Extra Discount = 2% dari TOTAL

Jika pemesanan melalui Offline atau datang langsung ke toko maka Extra Discount = 5% dari TOTAL

Rumusnya adalah 

EXTRA DISCOUNT : IIF([CARA PEMESANAN]="Online",0.02,IIF([CARA PEMESANAN]="Offline",0.05))*[TOTAL]

Ketik pada field baru yang terakhir dengan rumus seperti berikut

Lalu klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

Sebelum melanjutkan ke fungsi logika And, terlebih dahulu menghitung Total Pembayaran dengan Rumus

TOTAL PEMBAYARAN : [TOTAL]-([DISCOUNT]+[EXTRA DISCOUNT])

Ketik di field baru dengan rumus di atas

Klik ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

IV. Fungsi Logika Menggunakan Operator Logika

A. Fungsi Logika And

Dapat berarti fungsi IIF yang mempunyai dua ekspresi logika dengan kata penghubung And.

Contoh Kasus :

Pembeli yang membeli barang lebih dari atau sama dengan 9 Pcs dan cara pemesanannya secara Offline maka akan mendapat bonus Voucher Belanja senilai Rp 50.000. sedangkan pembelian di bawah 9 Pcs tidak ada bonus.

Rumusnya adalah

BONUS : IIF([JUMLAH BARANG]>=9 And [CARA PEMESANAN]=”Offline”,”Voucher Belanja 50000”,”Tidak Ada Bonus”)

Ketik pada field baru yang terakhir dengan rumus seperti berikut

Lalu klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

B. Fungsi Logika Or

Dapat berarti fungsi IIF yang mempunyai dua ekspresi logika dengan kata penghubung Or.

Contoh Kasus :

Pembeli yang membayar total pembayarannya >= Rp 2.000.000 atau cara pemesanannya secara Offline maka bebas ongkos kirim. Sedangkan total pembayarannya <= Rp 2.000.000 atau pemesannya Online maka bayar ongkos kirim.

Rumusnya adalah

ONGKOS KIRIM : IIF([TOTAL BAYAR]>=2000000 Or [CARA PEMESANAN]="Offline","Bebas Ongkos Kirim","Bayar Ongkos Kirim")

Ketik pada field baru yang terakhir dengan rumus seperti berikut

Lalu klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

V. Fungsi String

Fungsi String atau disebut fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“….”). Pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

Terlebih dahulu buatlah Query baru dengan nama Data Pemesanan, seperti berikut 

A. Fungsi Left

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan fungsi Left

LEFT([NAMA FIELD],Jumlah karakter)

Contoh :

Ketik field baru bagian terakhir dengan nama “KODE I” dengan rumus sebagai berikut

LEFT([PEMBELI],3)

Klik ok, jangan lupa dicentang, kemudian Run. 

B. Fungsi Right

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan fungsi Right

RIGHT([NAMA FIELD],Jumlah karakter)

Contoh :

Ketik field baru bagian terakhir dengan nama “KODE II” dengan rumus sebagai berikut

RIGHT([NAMA BARANG],3)

Klik ok, jangan lupa dicentang, kemudian Run. 

C. Fungsi MID

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan fungsi MID

MID([NAMA FIELD],Kedudukan Mulai,Jumlah karakter)

Contoh :

Ketik field baru bagian terakhir dengan nama “KODE III” dengan rumus sebagai berikut

MID([MERK],3,2)

Artinya fungsi MID diambil dari nama field “KODE” dan kedudukan mulainya huruf ke 3, jumlahnya 2 karakter.

Klik ok, jangan lupa dicentang, kemudian Run.

Berikut tampilan hasil dari KODE I, KODE II, dan KODE III.

VI. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Digunakan untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya. Langkah-langkah membuat kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid) sebagai berikut :

1. Buatlah Query dengan nama “PRODUK”  yang berisi hanya satu field yaitu "KODE"

2. tambahkan field baru dengan ketentuan seperti berikut

• Field Rincian Barang pada kolom ke dua dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 5 dan 6 KODE, jika:

KODE : KL, maka rincian barang = Kalung

KODE : JT, maka rincian barang = Jam Tangan

KODE : CC, maka rincian barang = Cincin

KODE : GL, maka rincian barang = Gelang

• Field Rincian Merk pada kolom ke tiga dengan ketentuan data diambil dari 3 karakter awal KODE, jika:

KODE : BVL, maka rincian produk = Bvlgari

KODE : CHP, maka rincian produk = Chopard

KODE : CTR, maka rincian produk = Cartier

KODE : PGT, maka rincian produk = Piaget

KODE : TFF, maka rincian produk = Tiffanny & co

• Field Rincian Impor pada kolom ke empat dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 4 dan 5 KODE, jika:

KODE : 01 , maka rincian impor = Amerika

KODE : 08, maka rincian impor = Perancis

KODE : 49, maka rincian impor = Australia

Selain kode di atas maka rincian impor = Jerman

3. Ketiklah rumus-rumus berikut pada jendela QEB

Rumus untuk field Rincian Barang

RINCIAN BARANG : IIf(Mid([KODE],5,2)="KL","Kalung",IIf(Mid([KODE],5,2)="JT","Jam Tangan",IIf(Mid([KODE],5,2)="CC","Cincin",IIf(Mid([KODE],5,2)="GL","Gelang"))))

Rumus untuk field rincian merk

RINCIAN MERK : IIf(Left([KODE],3)="TFF","Tiffany & co",IIf(Left([KODE],3)="CHP","Chopard",IIf(Left([KODE],3)="CTR","Cartier",IIf(Left([KODE],3)="PGT","Piaget",IIf(Left([KODE],3)="BVL","Bvlgari")))))

Rumus untuk field impor

IMPOR: IIf(Right([KODE],2)="01","Amerika",IIf(Right([KODE],2)="08","Perancis",IIf(Right([KODE],2)="49","Australia","Jerman")))

4. Lalu klik Ok, jangan lupa di centang baris shownya dan Run. Maka tampilannya akan seperti ini

Begitulah langkah-langkah Mengolah Query pada Microsoft Access, jika ada kekurangan mohon kritik dan saran nya. Terima Kasih .

SEMOGA BERMANFAAT

Langkah Membuat Tabel Pada Microsoft Access

     I.       Langkah Membuat Tabel Pada Microsoft Access

         1.   Klik Start → Microsoft Office → Microsoft Office Acces 2007 → Blank Document

         Muncul tampilan seperti ini :

  2.   Ketik nama database sesuai keinginan. Di bawah ini contoh Database diberi nama

       “PERHIASAN”, kemudian pilih “Create”.

  3.    Maka akan tampil sebuah tabel yang masih kosong dengan nama table1. Untuk merubah nama tabel, klik Design View. Akan muncul perintah Save As seperti berikut :

       Pada contoh di Atas tabel diberi nama “PERHIASAN” lalu klik OK.

        4.    Kemudian ketiklah Field Name dan Data Type seperti contoh di bawah ini

     Jadikan Field “KODE” menjadi Primary key dengan cara klik Field Name “KODE” kemudian pilih Primary Key Pada Toolbar seperti contoh di atas.

       5.  Setelah itu klik Datasheet View, lalu muncul perintah “Do you want to save the table now?” pilih        Yes.

       6.  Selanjutnya ketik record seperti berikut

       7.  Klik Save untuk menyimpan record pada tabel yang telah diketik.

Untuk menambah tabel ke 2 pilih Create lalu klik Table. Kemudian ulangi langkah ke 3 hingga 7 dengan nama “PENJUALAN”.

Ketik Field Name dan Data Type seperti berikut

Lalu ketik record seperti berikut

   II.    Langkah-Langkah Membuat Query Pada Microsoft Access

       Query merupakan tampilan suatu data yang diambil dari tabel-tabel yang ada di database. Namun    tidak semua tabel ditampilkan, hanya tabel/data yang kita inginkan saja. Berikut langkah-langkah        membuat query pada Microsoft access :

        1.    Buat tabel terlebih dahulu seperti yang dicontohkan pada point I
  2.   Pilih menu “Create” lalu klik “Query Design”. Akan muncul kotak “Show Table”, pilih tables “PERHIASAN” dan “PENJUALAN” kemudian klik Add

       3.  Selanjutnya memilih field yang diinginkan untuk dimasukkan ke dalam Query. Klik tanda panah lalu pilih field yang diinginkan. Berikut contohnya

        4.      Setelah itu klik ‘Run”

        5.      Berikut tampilan query yang telah dibuat

      Perintah Save As akan muncul, ketik nama query sesuai yang diinginkan. Pada contoh di atas             Query diberi nama “Query Perhiasan”.

        6.      Klik Save untuk menyimpan kembali query yang telah dibuat.