Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

     Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau kelompok gedung yang sama. Dapat juga secara eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain

Jenis-jenis mesin komunikasi dalam perkantoran

1. Telepon

digitalleaflet.blogspot.com

Adalah penyampaian informasi (berupa suara) dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

a. Kelebihan telepon:

a) Pesan/informasi cepat tersampaikan.

b) Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.

c) Nomor penelepon dapat di rahasiakan.

b. Kekurangan telepon:

a) Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

b) Biaya mahal.

c) Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat

c. Masalah yang sering terjadi :

a) Biasanya suara pada saat telepon tidak jelas akibat adanya noise dan troubleshooting pada telepon

b) Kabel telepon  bisa rusak dan mengelupas.

2. Intercom

eecsecure.co.za

Adalah alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

a. Fungsi intercom untuk membantu efisiensi pekerjaan perkantoran:

a) Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b) Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c) Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d) Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

3. Radio telepon

godhongsuket.blogspot.com

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki). Rick serta sebelas meteran seperti olben.

4. Teleprinter

www.telemuseum.org

Adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union (ITU).

5. Facsimile

www.copiersink.com

Dengan telegram facsimile (atau komunikasi grafis) bahan tertulis, gambar, lukisan, dan sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio.

a. Kelebihan:

a) Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

b) Waktu yang lebih cepat.

c) Data yang akurat.

d) Hemat tenaga dan biaya.

e) Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

b. Kekurangan:

a) Kualitas facsimile berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang

6. Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

www.hiwtc.com

adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

7. Mesin stenografi

Ini adalah mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan ketikan. Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin.

8. Kelebihan dan kekurangan mesin komunikasi dalam kantor

a. Kelebihan

a) Dapat menghemat tenaga dan waktu

b) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

c) Memudahkan pengawasan.

d) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

e) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

f) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat membantu mutu pekerjaan.

b. Kekurangan

a) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

b) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

c) Terkadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan

d) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-meisn tertentu bila terjadi kerusakan.

Referensi

Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 21 Maret 2015 (19.00)

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen. Diakses 20 Maret 2015 (19.30)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 20 Maret 2015 (19.00)

Mesin Kantor Elektronik

Mesin Kantor Elektronik

     Mesin kantor elektronik merupakan mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Terdapat beberapa macam mesin kantor yang termasuk mesin kantor elektronik, diantaranya yaitu sebagai berikut :

1. Mesin Ketik Elektronik

harconet.com

Adalah mesin tik yang bekerja  secara elektronis dengan mempergunakan sumber tenaga (power source) dari battery atau AC adaptor.

a. Perbedaan mesin ketik elektro-mekanik dan mesin ketik elektronis

Perbedaan antara mesin ketik Elektr-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

b. Tiga jenis mesin ketik elektronik :

a) Mesin yang hanya dapat mengoreksi,  mesin ini mempunyai memori kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya.

b) Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

c) Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

c. Cara pengoperasian mesin ketik elektronik 
a) Masukan stop kontak pada aliran listrik.  
b) Nyalakan mesin dengan menggunakkan tombol on-off switch, disamping kanan/kiri mesin  
c) Lalu buka penutup gandaran  
d) Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan atur pasak kanan dan kiri lalu kita bisa mulai mengetik,  
e) Setelah selesai mengetik keluarkan kertas dengan menekan pembebas gandaran.

2. Mesin Hitung Elektronik

dadank27.blogspot.com

Memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian ( +, –, x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

a. Ciri-ciri mesin hitung elektronik

a) Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.

b) Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik

c) Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan

d) Bentuk kecil dan ringan 

b. Jenis-jenis mesin hitung elektronik

a) Berdasarkan tenaga penggeraknya

1) Solar Powered Calculator; pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan sebaiknya ditutup.

2) Solar/Battery Powered Calculator, pengoperasiaannya dengan baterai sinarmatahari

3) Baterry Powered Calculator, engoperasiaannya dengan baterai

4) Battery/Electric Powered Calculator, pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik.

5) Electric Powered Calculator, pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

b) Berdasarkan bentuk dan ukurannya

1) Card Calculator, bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

2) Wallet Calculator, bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapitan seperti dompet.

3) Hand Calculator, bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

4) Semi desktop calculator, bentuk besar dipergunakan di atas meja.

5) Desktop Calculator, bentuk besar, dan dipergunakan di kantor-kantor

c) Berdasarkan penggunaannya

1) Financial/Bussiness Calculator, memuat tombol (ombo) ynag spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

2) Scientific Calculator, memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

3) Office Calculator, dipergunakan di kantor-kantor

d) Berdasarkan penampilan hasilnya

1) Non Printing Calculator, hasil perhitungannya hanya tampak pada display.

2) Printing Calculator, hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung.

e) Berdasarkan kemampuan operasinya

1) Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit.

3. Mesin Pencatat Uang Kas (Cash Register)

www.prsystemsltd.com

Adalah mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market.

a. Ciri-ciri cash register

a) Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

b) Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

c) Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.

d) Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

e) Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah

f) Memiliki 1-30 departemen pada satu mesin

b. Jenis-jenis cash register

a) Berdasarkan sistem operasinya

1) Cash register terdiri sendiri (stand alone)

2) Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

3) Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)

b) Berdasarkan banyaknya departemen

1) Cash register kecil (1-8 depertemen)

2) Cash register sedang (10-20 departemen)

3) Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

c) Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

1) Cash register untuk 1 kasir

2) Cash register untuk 4 kasir

3) Cash register untuk 8 kasir

Referensi

Administrasi, Ilmu, 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen.html  Diakses 7 Maret 2015

Mesin Kantor Listrik

Mesin Kantor Listrik

     Mesin kantor listrik ini juga termasuk dalam mesin kantor menurut aspek tenaga penggeraknya karena mesin ini cara pengoperasiannya digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. Mesin kantor listrik ini lebih menguntungkan dibanding mesin kantor yang manual, disamping lebih cepat cara penggunaannya serta dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, jadi pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun macam-macam mesin kantor listrik dapat diuraikan berikut ini :

1. Elektrik typewriter (mesin ketik elektrik)

www.kaskus.co.id

 Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik dan tenaga manusia. Namun karena menggunakan bantuan listrik sehingga pekerjaan manusia menjadi lebih ringan.

a. Ciri-ciri mesin ketik elektrik

a) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

b) Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c) Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin ketik manual ditambah saklar (on-off switch)

d) Mesin ketik elektrik dilengkapi dengan pita penghapus yang dapat menghapus jika ada kesalahan

e) Mesin ketik elektrik memiliki lebih dari satu tipe huruf

f) Gandaran pada mesin ketik elektrik tidak bergerak

g) Mesin ketik elektrik tidak menggunakan pangkal huruf

h) Mesin ketik elektrik tidak mampu menyimpan data

i) Mesin ketik elektrik tidak bisa digabungkan dengan computer

b. Jenis-jenis mesin ketik elektrik berdasarkan sistem hurufnya

a) Sistem batang huruf

Mesin ketik elektrik yang mirip mesin ketik manual yang tuts atau tombol hurufnya dipasang pada ujung-ujung batang yang disusun rapi.

b) Sistem bola huruf

Mesin ketik elektrik yang dimana huruf-huruf ketik dan tanda-tanda lainnya dirapatkan pada dinding luar sebuah bola dan apabila tutsnya disentuh, maka huruf atau tanda yang bersangkutan dinampakkan pada kertas yang dipasang pada silinder, dan bola huruf akan bergerak sesuai spasi kekanan.

c. Perbedaan mesin ketik sistem batang huruf dan sistem bola huruf

1) Pada mesin ketik sistem batang huruf yang bergerak adalah gandarannya dan huruf-hurufnya tetap ditempat.

2) Pada mesin ketik sistem bola huruf yang bergerak adalah bola hurufnya dan gandaran tetap ditempat.

d. Cara menggunakan mesin ketik elektrik

a) Hubungkan mesin dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltasenya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor.

b) Setelah mesinnya menyala, masukkan selembar kertas dan mulailah mengetik

c) Jika sudah selesai, dan kita ingin mencetak maka tekan tombol enter.

2. Mesin Jumlah Listrik

www.etsy.com

Adalah mesin untuk penjumlahan, perkalian, penggurangan dan pembagian sederhana yang digerakkan oleh tenaga listrik.

a. Ciri-ciri mesin jumlah listrik

a) Komponen dan cara kerjanyabersifat mekanis

b) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

c) Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm

d) Tanpa tombol on off

e) Pada monitor hanya tampak jumlah digit

f) Mesin jumlah listrik memiliki papan kunci (keyboard) dan pencetak (printer).

b. Bagian-bagian mesin jumlah listrik

Mesin jumlah listrik terdiri dari badan mesin dengan mekanisme di dalamnya, papan kunci dan bagian pencetakan.

c. Cara pengoperasian mesin jumlah listrik

a) Steker kita masukkan terlebih dahulu ke dalam stopkontak. Dengan demikian mesin sudah ada hubungan dengan aliran listrik dan kita tidak perlu menekan atau memutar tombol untuk “menghidupkan” mesin (on off switch).

b) Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka dan akan muncul pada layar.

c) Tekanan tiap tuts angka akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta untuk mencetak hasil hitungan.

3. Mesin Stensil Elektrik

kotakpencil.com

Adalah mesin yang terdiri dari komponen/mesin yang bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yang lebih baik dari mesin yang manual.

a. Cara menggunakan mesin stensil elektrik

a) Menyiapkan kertas stensil

b) Bukalah penutup mesin stensil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin

c) Bersihkan dahulu semua kotoran/debu yang melekat pada badan mesin terutama pada baki kertas dan baki penandah

d) Pasang sheet stensil pada rol atau gulungan mesin stensil sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol.

4. Mesin Penghancur Kertas (Paper Shredder)

www.pusatkantor.com

Adalah  satu mesin untuk kepentingan kantor. Mesin ini berfungsi sebagai penghancur dokumen penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi menghancurkan dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan mempersiapkan mesin ini dan dokumen rahasia akan terhapuskan menjadi serpihan kertas.

a. Ciri-ciri mesin penghancur kertas

a) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

b) Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c) Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm

d) Kemampuan maksimal pemotongan 7 lembar

e) Memiliki pisau pemotong yang terdiri dari dua pisau berbentuk silinder denga gigi pisau sebanyak 102 buah.

b. Cara pengoperasian mesin penghancur kertas

a) Seluruh permukaan pada mesin dibersihkan dengan kain yang halus supaya terhindar dari debu.

b) Tempatkan mesin tersebut di tempat yang kering supaya terhindar dari erosi.

c) Apabila pisau penghancur sudah mulai tumpul maka dapat diasah kembali, seperti mengasah gunting.

d) Jangan memotong apabila dokumen tersebut masih terdapat bandle berupa kawat jepret bekas stapler karena dapat merusak mata pisau.

e) Jangan coba-coba menghancurkan 7 lembar sekaligus karena dapat membuat macet mesin , disarankan 3 lembar saja.

f) Buang kertas yang hancur untuk memudahkan dokumen yang akan dihancurkan masuk ke dalam mesin penghancur.

g) Jangan menghancurkan kertas yang dalam keadaan basah karena dapat membuat mata pisau menjadi erosi.

h) Jangan letakkan mesin dekat dengan magnet karena magnet dapat mengganggu kerja mesin.

5. Mesin pembuka surat listrik (Electric mail opener)

enlogis.indonetwork.co.id

Adalah sebuah alat elektronik kecil yang berguna untuk membuka surat dengan cara mudah. Alat ini digerakkan menggunakan tenaga listrik (baterai) dan komponen mesinnya bersifat mekanis.

a. Komponen mesin pembuka surat

a) Papan sampul ; berfungsi untuk meletakkan sampul surat yang akan dipotong

b) Lubang pemotong ; berfungsi untuk memasukkan bagian pinggir sampul surat yang akan dipotong

c) Roda pemotong ; berfungsi untuk memasukan bagian pinggir sampul surat.

d) Kait penggerak roda pemotong ; berfungsi untuk menggerakan roda pemotong.

b. Cara menggunakan mesin pembuka surat listrik

a) Taruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia

b) Kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat-surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya

c) Setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja.

Referensi

Anonim (2015).mesin tik elektrik. http://mesintikku.blogspot.com/2015/02/cara-menggunakan-mesin-tik-elektrik.html diakses 1 maret 2015

Anonim (2015). Mesin tik elektrik. http://mesintikku.blogspot.com/2015/09/ciri-ciri-mesin-tik-elektrik.html diakses 1 maret 2015

Enlogis. 2014. Pembuka Surat Elektrik. http://enlogis.indonetwork.co.id/1873514/letter-opener-electric-pembuka-amplop-surat-elektrik-merk.html. Diakses 3 Maret

Dina (2014). Mesin pengganda.   http://dinaentertainment.blogspot.com/2014/09/mesin-pengganda_27.html. Diakses 28 februari 2015

Saputro, Sugianto. Mesin penghancur kertas. http://sugiantosaputro.com/mesin-penghancur-kertas.html. Diakses 28 februari 2015