Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

     Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau kelompok gedung yang sama. Dapat juga secara eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain

Jenis-jenis mesin komunikasi dalam perkantoran

1. Telepon

digitalleaflet.blogspot.com

Adalah penyampaian informasi (berupa suara) dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

a. Kelebihan telepon:

a) Pesan/informasi cepat tersampaikan.

b) Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.

c) Nomor penelepon dapat di rahasiakan.

b. Kekurangan telepon:

a) Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

b) Biaya mahal.

c) Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat

c. Masalah yang sering terjadi :

a) Biasanya suara pada saat telepon tidak jelas akibat adanya noise dan troubleshooting pada telepon

b) Kabel telepon  bisa rusak dan mengelupas.

2. Intercom

eecsecure.co.za

Adalah alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

a. Fungsi intercom untuk membantu efisiensi pekerjaan perkantoran:

a) Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b) Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c) Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d) Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

3. Radio telepon

godhongsuket.blogspot.com

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki). Rick serta sebelas meteran seperti olben.

4. Teleprinter

www.telemuseum.org

Adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union (ITU).

5. Facsimile

www.copiersink.com

Dengan telegram facsimile (atau komunikasi grafis) bahan tertulis, gambar, lukisan, dan sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio.

a. Kelebihan:

a) Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

b) Waktu yang lebih cepat.

c) Data yang akurat.

d) Hemat tenaga dan biaya.

e) Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

b. Kekurangan:

a) Kualitas facsimile berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang

6. Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

www.hiwtc.com

adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

7. Mesin stenografi

Ini adalah mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan ketikan. Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin.

8. Kelebihan dan kekurangan mesin komunikasi dalam kantor

a. Kelebihan

a) Dapat menghemat tenaga dan waktu

b) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

c) Memudahkan pengawasan.

d) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

e) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

f) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat membantu mutu pekerjaan.

b. Kekurangan

a) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

b) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

c) Terkadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan

d) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-meisn tertentu bila terjadi kerusakan.

Referensi

Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 21 Maret 2015 (19.00)

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen. Diakses 20 Maret 2015 (19.30)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 20 Maret 2015 (19.00)